1. Indledning

Denne Persondata- og cookiepolitik beskriver hvordan Toppenberg H.O.K. A/S (”vi” eller ”os”) behandler personoplysninger om hjemmesidebesøgende, kunder og samarbejdspartnere. indsamler og i øvrigt behandler dine oplysninger i forbindelse med, at du besøger vores hjemmeside https://toppenberg-hok.dk/ og i den forbindelse har afgivet oplysninger om dig selv.

Denne politik er en del af Toppenberg H.O.K A/S’ samlede dokumentation for, at vi overholder den gældende persondatalovgivning.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning og vi er opmærksom på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.

Toppenberg H.O.K. A/S’s behandling af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Toppenberg H.O.K. A/S gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som Toppenberg H.O.K. A/S ikke længere har noget grundlag for at behandle.

2. Den dataansvarlige

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Toppenberg H.O.K A/S som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.

Navn: Toppenberg H.O.K. A/S

Adresse: Sundsholmen 9, 9400 Nørresundby

CVR nr.: 10323002

E-mail: info@toppenberg-hok.dk

3. Indsamling og behandling af personoplysninger

Som et led i det daglige arbejde hos Toppenberg H.O.K. A/S behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden samt kunder og samarbejdspartnere. Vi er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder og samarbejdspartnere.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om tømre- og snedkerarbejde, som du eller den virksomhed, du er ansat i, har indgået med os, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Derudover behandler vi ligeledes personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, herunder for at overholde persondataforordningen, databeskyttelsesloven samt bogføringsloven. Grundlaget for vores behandling af følsomme personoplysninger vil typisk være enten et samtykke eller for, at vi kan forfølge eller fastslå et retskrav.

3.1 Ved modtagelse af henvendelser

Når du retter henvendelse til os pr. mail eller via vores hjemmeside, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse.

Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant – notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, i vores system.

3.2 Håndtering af kundeoplysninger

Når du er kunde hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig.

Vi opretter altid vores kunder i et sagshåndteringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:

– Navn og adresse
– E-mailadresse
– Telefonnummer

Hvis du er erhvervsdrivende, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system. Derudover vil vi notere, hvis virksomheden/kontaktpersonen har nogle bestemte interesser eller ønsker i forhold til vores ydelser.

Toppenberg H.O.K. A/S indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til sagen.

3.3 Håndtering af oplysninger om beboere i boligforeninger

Toppenberg H.O.K A/S løser opgaver for en række boligforeninger. I den forbindelse modtager vi oplysning om navn og telefonnummer på den kontaktperson, vi skal kontakte, for at få adgang til boligen med henblik på at udføre den bestilte opgave.

Vi registrerer alene telefonnummer og eventuelle oplysninger om særlige forhold, der gør sig gældende hos beboere og som er væsentlig i forhold til vores arbejde.

3.4 Håndtering af oplysninger om ansøgere, herunder ansøgere til lærerpladser

Hvis du enten fremsender en skriftlig ansøgning eller henvender dig personligt for at ansøge om job hos Toppenberg H.O.K. A/S, behandler vi de oplysninger du giver os, herunder eventuelle CV-oplysninger.

Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.

Ud over almindelige personoplysninger kan vi behandle oplysninger om dit helbred, hvis du selv oplyser os om dette. Vi behandler alene oplysninger, der har relevans for din eventuelle ansættelse jf. databeskyttelseslovens § 12.

Vi opbevarer ansøgninger i 6 måneder hvorefter de slettes.

4. Opbevaringsperiode og sletteprocedurer

Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.

4.1 Hvis du retter henvendelse til os

Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Såfremt din henvendelse resulterer i, at vi opretter en konkret sag, vil du herefter blive betragtet som kunde hos os, og sletningen af dine personoplysninger følger derfor vores sædvanlige procedure for håndtering af sagsakter (se nedenfor).

4.2 Opbevaring af kundeoplysninger og sagsakter

Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante sagsrelaterede oplysninger, herunder dine personoplysninger 5 år efter vi har afsluttet din sag.

Når vi udfører opgaver for private kunder, der er omfattet af en garantiperiode, gemmer vi alle oplysninger om arbejdet indtil du som kunde ikke længere har mulighed for at gøre brug af garantien.

Vi gemmer desuden personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender mellem dig og Toppenberg H.O.K A/S, som medfører, at vi har behov for at gemme sagsakterne i længere tid.

Vi opbevarer endvidere altid bogføringsmateriale i 5 år jf. bogføringsloven.

5. Sikker behandling af personoplysninger

Toppenberg H.O.K. A/S behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har vi ligeledes givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for de rammer, vi har opstillet. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

6. Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver alene dine personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Det kan enten eksempelvis være på aggrund af dit samtykke, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af gældende lovgivning, eller fordi det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav.

7. Overførsel til lande udenfor EU (eller EØS)

Vi har som udgangspunkt ikke behov for at overføre dine personoplysninger til lande udenfor EU og vores eksisterende samarbejdspartnere er placeret indenfor EU-området.

8. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.

8.1 Ret til indsigt i egne personoplysninger

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.

8.2 Ret til at få rettet urigtige personoplysninger

Såfremt HjulmandKaptain behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning vil vi sørge for at få de pågældende oplysninger tilrettet/slettet.

8.3 Ret til sletning

Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt ville slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.

8.4 Ret til at gøre indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om vores legitime interesser går forud for kundens interesser.

8.5 Dataportabilitet

Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.

8.6 Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.

8.7 Klagevejledning til Datatilsynet

Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk.